Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Ein Update zur Gesetzeslage

Hintergrund der Gesetzesanpassung

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof den Beschluss gefasst, dass alle Unternehmen der EU-Mitgliedsstaaten zur systematischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind. Entsprechende Gesetzte sollte daraufhin jeder EU-Mitgliedsstaat selbst stellen. Nach der Feststellung des Bundesarbeitsgerichts am 13. September 2022 müssen Unternehmen nun ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen. Es folgte eine lange Zeit des Wartens, da bis dahin noch keine genauen Rahmenbedingungen festgelegt wurden.

Der Referentenentwurf vom BMAS

Am 18. April 2023 legte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales den Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz vor. Darin wird genau aufgeführt unter welchen Bedingungen die Arbeitszeiterfassung erfolgen soll: „Bei einer digitalen/elektronischen Lösung sollte man darauf achten, dass die Software nicht nur die Arbeitszeitdaten erfasst. Es muss eine fälschungssichere und datenschutzkonforme Software sein. Sie sollte auch verknüpfbar sein mit Systemen, die im Unternehmen bereits genutzt werden.“

Welche Möglichkeiten haben Sie als Unternehmen?

Unternehmen müssen ein System zur elektronischen Zeiterfassung einführen, das verpflichtend von allen Arbeitnehmern verwendet werden muss. Die Dokumentation kann an die Arbeitnehmer delegiert werden, muss jedoch stichprobenweise vom Arbeitgeber kontrolliert werden.

Folgende Möglichkeiten zur Zeiterfassung stehen Ihnen zur Verfügung:

• Zeiterfassungsterminal: Mit einem Zeiterfassungsterminal (auch „Stechuhr“ genannt“) können Arbeitnehmer beispielsweise beim Betreten bzw. Verlassen des Gebäudes durch eine Mitarbeiterkarte, einen Transponder oder ihrem Fingerabdruck die Arbeitszeit erfassen.
• Online-Zeiterfassung: Verschiedene Webseiten bieten die Möglichkeit zur Online-Zeiterfassung an. Hier können sich Arbeitnehmer einloggen und ihre Arbeitszeit direkt vom Arbeitsplatz aus dokumentieren. Hier stehen auch Optionen wie die Projektzeiterfassung zur Verfügung.
• Mobile Zeiterfassung: Vor allem für Außendienstmitarbeiter stellt die mobile Zeiterfassung über eine App viele Vorteile dar. Diese kann beispielsweise auf dem geschäftlichen Mobilgerät, wie Smartphone oder Tablet genutzt werden.

Welche Ausnahmen sind vorgesehen?

Das Gesetzt sieht neben den neuen Regelungen auch einige Ausnahmen vor. Beispielsweise müssen Unternehmen mit zehn oder weniger Mitarbeitern nicht zwingend eine elektronische Zeiterfassung einführen. Die Arbeitszeit muss dennoch dokumentiert werden, wobei bei diesen Unternehmen das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln ausreicht. Ausgenommen von der Zeiterfassungspflicht sind leitende Angestellte. Außerdem soll eine sogenannte Massenzeiterfassung möglich sein. Das bedeutet, dass zum Beispiel für alle Mitarbeiter auf einer Baustelle vom Vorgesetzten die gleiche Arbeitszeit hinterlegt wird.

Zukunftsaussichten und Überganszeitraum

Was die Rahmenbedingungen angeht, ist noch nichts endgültig entschieden. Der Entwurf wird zunächst in der Bundesregierung und anschließend im Bundestag diskutiert werden. Man kann also davon ausgehen, dass noch Änderungen hinzugefügt werden, die den Unternehmen mehr Flexibilität bieten. Das Gesetz wird voraussichtlich im Sommer 2023 verabschiedet. Aber Vorsicht: Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit steht bereits jetzt!  Diese muss jedoch noch nicht elektronisch erfolgen.

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