Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Ein Update zur Gesetzeslage

Update zur Zeiterfassungspflicht in Deutschland – kommt es 2025 zu einer gesetzlichen Neuregelung?

Noch immer warten Unternehmen und Arbeitnehmer auf eine gesetzliche Neuregelung der Arbeitszeiterfassung in Deutschland. Doch eine Einigung der Regierungsparteien ist bis heute nicht in Sicht und die geplante Anpassung des Arbeitszeitgesetzes ist nach wie vor nicht beschlossen.

Hintergrund der Gesetzesanpassung

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof den Beschluss gefasst, dass alle Unternehmen der EU-Mitgliedsstaaten zur systematischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind. Entsprechende Gesetze sollte daraufhin jeder EU-Mitgliedsstaat selbst stellen. Nach der Feststellung des Bundesarbeitsgerichts am 13. September 2022 müssen Unternehmen nun ein System zur Zeiterfassung einführen. Es folgte eine lange Zeit des Wartens, da bis dahin noch keine genauen Rahmenbedingungen festgelegt wurden.

Der Referentenentwurf vom BMAS

Ein bedeutendes Kapitel in der deutschen Arbeitsgesetzgebung zeichnet sich ab, denn am 18. April 2023 enthüllte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales seinen lang erwarteten Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz. Dieser Entwurf wirft ein Licht auf drastische Veränderungen, die Arbeitgebern bevorstehen könnten: die elektronische Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter. Die geplanten Neuerungen setzen klare Richtlinien: Beginn, Ende und Dauer jeder Arbeitsschicht müssen lückenlos dokumentiert werden. Obwohl die Aufzeichnungen grundsätzlich von den Arbeitnehmern selbst erfolgen können, liegt die ultimative Verantwortung für deren Genauigkeit und Vollständigkeit beim Arbeitgeber. Ein Blick auf die Konsequenzen bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften lässt Arbeitgeber aufhorchen – Bußgelder in Höhe von bis zu 30.000 Euro drohen. Der Entwurf, der Raum für verschiedene elektronische Erfassungsmethoden lässt, von Apps bis hin zu Excel-Tabellen, markiert einen deutlichen Schritt in Richtung einer modernisierten Arbeitszeitdokumentation.

Welche Möglichkeiten haben Sie als Unternehmen?

Unternehmen müssen ein System zur elektronischen Arbeitszeiterfassung einführen, das verpflichtend von allen Arbeitnehmern verwendet werden muss. Die Dokumentation kann an die Arbeitnehmer delegiert werden, muss jedoch stichprobenweise vom Arbeitgeber kontrolliert werden. Diese Maßnahme tritt in Kraft, sofern der Referentenentwurf nach Zustimmung durch das BMAS umgesetzt wird. 

Folgende Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung stehen Ihnen zur Verfügung:

• Zeiterfassungsterminal: Mit einem Zeiterfassungsterminal (auch „Stechuhr“ genannt) können Arbeitnehmer beispielsweise beim Betreten bzw. Verlassen des Gebäudes durch eine Mitarbeiterkarte, einen Transponder oder ihrem Fingerabdruck die Arbeitszeit erfassen.
• Online-Zeiterfassung: Verschiedene Webseiten bieten die Möglichkeit zur Online-Zeiterfassung an. Hier können sich Arbeitnehmer einloggen und ihre Arbeitszeit direkt vom Arbeitsplatz aus dokumentieren. Hier stehen auch Optionen wie die Projektzeiterfassung zur Verfügung.
• Mobile Zeiterfassung: Vor allem für Außendienstmitarbeiter stellt die mobile Zeiterfassung über eine App viele Vorteile dar. Diese kann beispielsweise auf dem geschäftlichen Mobilgerät, wie Smartphone oder Tablet genutzt werden.

Welche Ausnahmen sind vorgesehen?

Inmitten der Debatte über die elektronische Zeiterfassung, die die Arbeitslandschaft Europas revolutioniert, gibt es Ausnahmen und Nuancen, die Unternehmen und Arbeitgeber kennen sollten. Abweichungen von der digitalen Dokumentation der Arbeitszeit sind möglich und können durch Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen ermöglicht werden. Besonders kleine Unternehmen mit zehn oder weniger Mitarbeitern können aufatmen, denn sie sind nicht zwingend verpflichtet, ein elektronisches Zeiterfassungssystem einzuführen. Stattdessen reicht es aus, die Arbeitszeit manuell auf Papier festzuhalten. Auch leitende Angestellte sind von dieser Verpflichtung ebenfalls ausgenommen. Zudem ist eine Massenzeiterfassung möglich, etwa für alle Mitarbeiter auf einer Baustelle, bei der vom Vorgesetzten die gleiche Arbeitszeit hinterlegt wird. Die Übergangsfrist für die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung variiert je nach Betriebsgröße und beträgt zwei Jahre für Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitenden und fünf Jahre für Betriebe mit weniger als 50 Angestellten. Betriebe mit weniger als zehn Arbeitnehmenden, ausländische Arbeitgeber ohne Betriebsstätte im Inland und Privathaushalte mit Hausangestellten können gänzlich auf die elektronische Form verzichten. 

Ihre Pflichten als Arbeitgeber! 

Doch trotz dieser Ausnahmen bleiben einige Verpflichtungen bestehen, denen Arbeitgeber nachkommen müssen. Die genaue Aufzeichnung der Arbeitszeit am selben Tag kann nur durch spezifische Vereinbarungen, wie Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen, abgeändert werden. Arbeitgeber müssen zudem transparent sein und ihren Mitarbeitern auf Verlangen Auskunft über ihre aufgezeichnete Arbeitszeit geben und gegebenenfalls Kopien zur Verfügung stellen. Diese Aufzeichnungen müssen sorgfältig für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Es sind Maßnahmen, die nicht nur die Transparenz und Fairness am Arbeitsplatz gewährleisten, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen sicherstellen. 

Das Ende der Vertrauensarbeitszeit? 

In Anbetracht der sich ändernden Gesetzeslage und der fortschreitenden technologischen Entwicklungen bleibt ein Kernprinzip unverändert: das Vertrauen in die Mitarbeiter. Die Vertrauensarbeitszeit, ein flexibles Modell, das Arbeitnehmern die Freiheit gibt, ihre Arbeitszeiten selbst festzulegen, soll laut aktuellem Entwurf nicht beeinträchtigt werden. Wie aus dem aktuellen Entwurf hervorgeht, bleibt die Flexibilität der Vertrauensarbeitszeit somit erhalten, solange die gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeit und Pausen eingehalten werden.

Zukunftsaussichten und Überganszeitraum

Was die Rahmenbedingungen angeht, ist noch nichts endgültig entschieden. Der Entwurf wird zunächst in der Bundesregierung und anschließend im Bundestag diskutiert werden. Man kann also davon ausgehen, dass noch Änderungen hinzugefügt werden, die den Unternehmen mehr Flexibilität bieten. Das Gesetz sollte ursprünglich im Sommer 2023 verabschiedet werden. Seitdem stockt der Fortschritt. Wann wird voraussichtlich die endgültige Entscheidung getroffen? 

Ob in 2025 mit einer Einigung bzw. gesetzlichen Neuregelung der elektronischen Zeiterfassungs-Pflicht zu rechnen ist, bleibt offen. Im Juli 2024 teilte die Bundesregierung mit, dass kein konkreter Zeitplan für die Einführung besteht. Experten gehen daher davon aus, dass eine umfassende gesetzliche Neuregelung der Zeiterfassung in der nahen Zukunft nicht zu erwarten ist.

 Aber Vorsicht: Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit steht bereits jetzt!  Diese muss jedoch noch nicht elektronisch erfolgen. 

Unser Tipp

Auch wenn bis dato noch keine gesetzliche Neuregelung zur Zeiterfassungspflicht besteht. Wer beim Thema „Planungssicherheit“ auf Nummer sicher gehen möchte, sollte bereits jetzt proaktiv tätig werden und ohne Zeitdruck eine digitale Zeiterfassung etablieren. Sie bietet neben Rechtssicherheit einen niedrigen Verwaltungsaufwand, minimiert Fehler und trägt zu einer Optimierung sämtlicher HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen bei.

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